2026年10月11日に記載の一次資料を確認。作業表と入力例は編集上の提案で、実物件・実顧客の記録やGRAVITYの購入利用体験ではありません。
確認・編集：服部慎也（FACTDEAL）比較条件を読む前に、公式ページの最新価格・仕様・公開デモを別タブで確認できます。
物件の識別と、相談者への連絡を分ける
物件名や公開URLは、どの物件についての相談かを受付担当が照合するための情報です。相談者の連絡先や自由記述は別の目的で扱います。一般問い合わせの時点で必要な項目と、その後の手続きで必要になる項目を同じフォームへまとめず、項目ごとに今取得する理由を確認します。この記事の例は受付業務の整理で、入居審査や契約時に必要な情報を一律に決めるものではありません。
取得する目的を、送信前に確認できるようにする
個人情報保護委員会の通則編では、入力画面などから直接本人の情報を取得する場合の利用目的の明示が説明されています。自社の利用目的と実際の受付業務が一致するかを担当者が確認し、送信前に内容を読める位置へ案内します。定型文を置くだけで、目的の確認や必要な手続きがすべて完了するわけではありません。業務ごとの判断が必要な点は、個人情報管理の責任者へ確認します。
保存先は、フォームの中だけを調べない
フォームの保存機能、通知メール、担当者への転送、共有表、顧客管理サービスを順に確認します。実際に使っていない保存先まであると決めつけず、設定と運用で存在する場所だけを記録します。同じ問い合わせを二つの表へ転記しているなら、両方が必要な理由を確かめます。通知メールに全文を載せる必要があるか、受付番号から権限のある管理画面へ進めるかも、自社の構成で検討します。
保存期間を思いつきで決めず、見直す条件を残す
架空の整理例は「受付記録Q-01／目的：物件相談への対応／保存先：確認済み受付台帳／閲覧担当：受付責任者／見直し：対応終了時に保存要件を確認」です。全記録を同じ日数で消すと決めるのではなく、業務上・法令上の保存要件を責任者が確認します。コピーがある場合は見直す範囲も対応させ、必要な原本まで一括で消さない手順を作ります。この表は具体的な保存期間や法令適合を保証するものではありません。
個人情報を公開URLや検証用データへ混ぜない
物件の公開URLへ相談者名、連絡先、相談文を付けて引き継ぐ運用は避け、個人情報を扱う保存先と分けます。公開されないつもりの情報が、共有リンクや通知の件名へ残っていないかも確認します。検証には架空の内容と許可された試験用宛先を用意し、実顧客の相談文をそのままAIや別の検証サービスへ渡しません。閲覧確認と、受信・保存・見直しの実地確認は別々に記録します。
GRAVITYに任せられる範囲を、公式説明と照合する
GRAVITY公式では、物件ページから問い合わせへ進む際の物件名とURLの自動表示が案内されています。これは対象物件を伝える機能で、保存先の一元管理、閲覧権限、保存期間、自動削除まで確認できたという意味ではありません。現在のフォームで保存先を整理できるなら、その修正が先です。複数店舗で大量の記録を扱う場合は、専用の管理サービスや接続方法を含めて比較します。
問い合わせ情報の保存先を調べる作業表。Q-01は架空の記録
項目名・今取得する目的・必須または任意
受付段階で必要かを責任者が確認
実際の保存先・閲覧担当・記録ID
正本を一つ特定して転記先と対応
宛先の役割・本文に含む項目・コピー先
全文コピーが必要かを確認
対応終了時などの確認時点・保存要件
担当者と対象範囲を決める
物件URL・共有リンク・通知件名
相談者情報が混入していないか確認
公式情報・一次情報の確認元
仕様、価格、規約は変更される場合があります。購入・契約の直前に、記事の根拠となる公式情報を再確認してください。
GRAVITYを選ぶ前に確認すること
確認済みの物件情報を見せる機能と、担当者が行う確認・管理を分けて選びます。
確認済みの情報を継続して公開・更新する
必要な管理処理まで標準搭載と考えている
既存の表示欄と導線で必要な案内を揃えられる
現行の編集方法では情報を維持できない
記録管理など表示以外の処理が必要
接続方法や管理責任を確認できていない
- 情報の確認元や管理担当が決まっていない
- 今回未確認の自動処理を必須条件にしている
公式の物件表示と問い合わせ導線を確認してください。説明文の正確さや記録管理まで自動で保証されるわけではありません。
導入前に確認したいこと
フォーム項目を減らせば管理は完了しますか？
完了しません。受信後の通知や転記先も含め、実際の保存場所と担当者を確認します。
GRAVITYが記録を自動削除しますか？
今回確認した公式説明では、自動削除や保存期間の管理まで確認できません。使うフォームや管理サービスで別に確認します。
保存期間は何日と決めればよいですか？
本記事では一律の日数を提示しません。業務上・法令上の要件と利用目的を責任者が確認し、見直す条件を決めてください。
サイトの用途に答えるだけで、比較すべき3テーマを絞れます。
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